Víte, že opomenutí
procesních pravidel a legislativních požadavků v průběhu celého životního cyklu dokumentů v digitální podobě může mít za následek ztrátu důvěryhodnosti těchto dokumentů? Víte, že dokument zaznamenaný digitálně není závislý na jednom konkrétním nosiči a kvalita zaznamenané informace se kopírováním nemění? Víte, jak
probíhá elektronické skartační řízení? Cíl semináře : Seminář bude zaměřen na rizika a důsledky vyplývající z porušování příslušné legislativy, jako například možné důsledky absence ověřování autentizačních prvků na vstupu, nedodržování výstupních formátů, nedodržování legislativy týkající se převodu doručených dokumentů do výstupních datových formátů a další závažné nedostatky. V semináři budou
probrány všechny nutné úkony v průběhu celého životního cyklu dokumentu z pohledu zabezpečení důvěryhodné správy dokumentů, tak, jak jsou precizovány novelami platnými od roku 2015. Obsah: Požadavky kladené na dokument v rámci celého životního cyklu v roce 2015.
proces příjmu dokumentů. Jak správně nakládat s datovou zprávou přenášenou
prostřednictvím datových schránek nebo
prostřednictvím e-mailu, abychom nepřišli o její autenticitu. Rizika spojená s vyhotovováním a schvalováním dokumentů v digitální podobě. Odesílání dokumentů a co nám přitom může hrozit. Na co si dát pozor po vyřízení spisu v digitální podobě před jeho uzavřením. Elektronická
spisovna jako garantované střednědobé úložiště. Elektronické skartační řízení. Předávání spisů, vybraných za archiválie do archivu, v digitální, hybridní a analogové podobě. Diskuse. ...
Seminář je určen veřejnoprávním původcům (obcím, městům, školám, příspěvkovým organizacím a organizacím zřizovaným územními samosprávnými celky, státní správě, organizačním složkám státu, vědeckým výzkumným organizacím, vysokým školám, státním zdravotnickým zařízením, státním podnikům), kteří vedou
spisovou službu v listinné nebo elektronické podobě. Je určen
pro všechny, kdo mají na starost
spisovou službu, ukládání a skartaci dokumentů. Je vhodný
pro vedoucí pracovníky, ale i
pro pracovníky podatelen,
spisoven, administrativní pracovníky. Vhodný bude nejen
pro úplné začátečníky, ale také
pro ty, kteří sice již mají s vedením
spisové služby zkušenost, avšak potřebují si tuto
problematiku ujasnit a dozvědět se aktuální stav legislativy. * Na semináři
probereme aktuální informace o způsobech vedení
spisové služby v obou možných formách, mj. jak zajistit řádné přijímání dokumentů, jejich vyřizování i ukládání. Dále pak jak připravit a
provést skartační řízení a vyřazováním dokumentů ze
spisovny. To vše v intencích platné legislativy týkající se různých odvětví (např. školství, zdravotnictví, účetnictví). Seminář je určen obcím a příspěvkovým organizacím zřizovaným nebo zakládaným územně samosprávnými celky.
program I. část ·
spisová služba ve světle aktuální legislativy ČR a tvorba vlastní normy · aplikace archivního zákona v
praxi (aktuální znění zákona č. 111 - 2019 Sb., kterým se mění zákon č. 499 - 2004 Sb., o archivnictví a
spisové službě) · využití vyhlášky č. 85 - 2019 Sb., kterou se mění vyhláška č. 259 - 2012 Sb., o podrobnostech výkonu
spisové služby, v soukromoprávní sféře · Národní standard
pro elektronické systémy
spisové služby, VMV čá 57 - 2017 · zajištění důvěryhodnosti elektronických dokumentů z pohledu zákona č. 297 - 2016 Sb., o službách vytvářejících důvěru
pro elektronické transakce · dopad nařízení ochrany osobních údajů na dokumenty pohledem zákona č. 110 - 2019 Sb. · tvorba
spisového řádu a
spisového a skartačního plánu II. část · Vedení
spisové služby, formy a rozdíly mezi nimi · příjem, evidence a označování dokumentů · podací deník, elektronický systém
spisové služby · konverze dokumentů · převod dokumentu z analogové do digitální podoby · převod dokumentu z digitální do analogové podoby · změny formátů ·
procesy správy dokumentů (od přijetí k jeho vyřízení) · oběh, schvalování, vyhotovování, odesílání · mimořádná situace ve
spisové službě · kdy nastává, jak se postupuje · ukládání dokumentů · povinné náležitosti
spisovny · pravidla
pro ukládání dokumentů v analogové podobě ·
spisovna jako součást elektronického systému
spisové služby · pravidla
pro ukládání dokumentů v elektronické podobě ·
spisová rozluka · reorganizace, sloučení, rušení subjektu, migrace dat III. část · Skartační řízení · komunikace se státním archivem (struktura archivů, jejich působnost) · příprava skartačního návrhu a průběh skartačního řízení · elektronické skartační řízení · archivace dokumentů a jejich předání do archivu · likvidace dokumentů IV. část · Kontroly vedení
spisové služby · příprava na ni · časté chyby V. ...